Na antenie Radia KSON została wyemitowana kolejna audycja poświęcona funkcjonowaniu Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Gościem Radia KSON był Józef Zabrzański, księgowy Karkonoskiego Sejmiku Osób Niepełnosprawnych, który podzielił się praktycznymi doświadczeniami z wdrażania systemu i ocenił jego wpływ na codzienną pracę organizacji oraz przedsiębiorstw.
Rozmówca wyjaśnił, że KSeF działa już od 1 lutego, natomiast od 1 kwietnia stanie się obowiązkowy dla większości podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, w tym także dla części organizacji pozarządowych. Nawet te podmioty, które nie wystawiają faktur, muszą być przygotowane na ich odbiór w systemie. Na przykładzie Karkonoskiego Sejmiku Osób Niepełnosprawnych pokazano, że w praktyce oznacza to odbieranie dokumentów od kontrahentów bezpośrednio z systemu, ich weryfikację oraz dalsze przetwarzanie w księgowości.
Podkreślono, że KSeF nie jest rozwiązaniem tak skomplikowanym, jak początkowo się obawiano. System porządkuje obieg dokumentów, zapewnia ich przechowywanie przez 10 lat oraz umożliwia szybki dostęp do faktur bez konieczności oczekiwania na ich dostarczenie tradycyjną drogą. W połączeniu z odpowiednim oprogramowaniem księgowym pozwala również na częściową automatyzację procesów oraz zwiększa przejrzystość finansową, ponieważ wszystkie dokumenty są dostępne w jednym miejscu.
Zwrócono jednak uwagę na zróżnicowane doświadczenia użytkowników. Dla większych firm korzystających z rozbudowanych systemów informatycznych wdrożenie KSeF przebiega stosunkowo sprawnie, natomiast dla mikroprzedsiębiorców i najmniejszych organizacji może wiązać się z dodatkowymi kosztami i koniecznością zdobycia nowych kompetencji. Ułatwieniem jest możliwość wystawiania faktur bezpośrednio w systemie, jednak w praktyce wiele podmiotów korzysta z dodatkowych narzędzi księgowych.
Istotnym wyzwaniem dla organizacji pozarządowych pozostają kwestie praktyczne, takie jak brak możliwości anulowania błędnie wystawionej faktury, konieczność wystawiania korekt oraz dalsze funkcjonowanie papierowego obiegu dokumentów w procesach rozliczeń projektowych. System nie zastępuje bowiem wszystkich dotychczasowych procedur, dlatego w wielu przypadkach konieczne jest łączenie rozwiązań elektronicznych z tradycyjnymi metodami pracy.
W trakcie audycji podkreślono również, że okres przejściowy będzie czasem dostosowywania się do nowych zasad. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że błędy popełniane do końca roku nie będą skutkowały karami, co ma ułatwić wdrożenie systemu, szczególnie najmniejszym podmiotom. Jednocześnie zaznaczono, że KSeF będzie dalej rozwijany i udoskonalany.
Rozmówcy zwrócili uwagę, że wprowadzenie systemu może przyczynić się do uporządkowania pracy organizacji, zwłaszcza poprzez jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za odbiór dokumentów. Podkreślono także znaczenie przygotowania się do zmian i stopniowego wdrażania nowych procedur, które w przyszłości mogą ułatwić funkcjonowanie oraz rozliczanie projektów.
Kliknij, aby wysłuchać audycji
Zapraszamy do kontaktu z Karkonoskim Sejmikiem Osób Niepełnosprawnych, który oferuje wsparcie dla organizacji pozarządowych w zakresie wdrażania KSeF. Pan Józef Zabrzański zgłasza gotowość do pomocy i dzielenia się swoim doświadczeniem. Prosimy telefonować — numer telefonu 75 75 242 54. Można też do nas napisać na adres biuro@kson.pl albo odwiedzić nas od poniedziałku do piątku w godzinach od 10:00 do 16:00 w naszej siedzibie w Jeleniej Górze przy ulicy Osiedle Robotnicze 47a.
